PERAN KOMUNIKASI PUBLIK SELAMA TANGGAP DARURAT
Pengalaman kami sebagai tim respon sering terlibat dalam berbagai pelatihan baik kedaruratan nuklir maupun kedaruratan konvensional (natural disaster) pada dasarnya adalah sama. Dalam tanggap darurat ini, kami akan menyoroti komunikasi publik sebagai salah satu tantangan paling penting dalam manajemen tanggap darurat. Kadang-kadang, sebuah peristiwa tidak dianggap darurat para ahli atau responden tetapi dirasakan sangat berbeda oleh masyarakat umum. Berkomunikasi secara efektif dengan masyarakat tentang keadaan darurat adalah kunci untuk manajemen darurat yang sukses. Ini akan membantu mengurangi risiko, mendukung pelaksanaan tindakan protektif, dan berkontribusi untuk meminimalkan dampak psikologis yang negatif.
Komunikasi publik yang efektif telah terbukti dapat mendorong kelancaran pelaksanaan tindakan perlindungan yang tepat oleh orang yang berisiko dan untuk meyakinkan orang-orang yang tidak langsung pada risiko dengan mengurangi rumor dan ketakutan. Hal ini dapat memudahkan upaya bantuan dan juga menjaga kepercayaan publik dan keyakinan dalam organisasi yang bertanggung jawab untuk memastikan kesejahteraan masyarakat.
Berkomunikasi dengan masyarakat tentang bencana adalah tantangan. Hal ini penting untuk diingat setiap saat, bahwa untuk berkomunikasi gunakan dalam bahasa yang sederhana. Kepercayaan dan ketersediaan informasi merupakan elemen kunci untuk komunikasi risiko.
Tujuan dari publikasi ini adalah untuk membagi pengalaman praktis bagi mereka yang bertanggung jawab untuk menjaga masyarakat dan media informasi dan untuk mengkoordinasikan semua sumber informasi resmi untuk memastikan pesan yang konsisten yang sedang diberikan kepada masyarakat sebelum, selama dan setelah keadaan darurat.
Basis/dasar untuk memenuhi tujuan ini adalah menjelaskan persyaratan komunikasi publik yang efektif dalam keadaan darurat yang melibatkan beberapa organisasi penanggulangan, antara lain:
Incident Command System (ICS)
Setiap Negara perlu mengembangkan sistem respon terpadu dengan tanggung jawab dan kewenangan yang diberikan secara jelas dan terkoordinasi. Respon sesegera mungkin harus ditempatkan dari pusat lokasi dekat peristiwa/bencana.
Lokasi darurat dan prosedur ditetapkan pada saat keadaan darurat. Selain itu, kondisi operasional dan persyaratan lokasi harus dipertimbangkan dengan cermat serta persiapan lebih lanjut yang diperlukan perlu dibuat. Komunikasi publik akan menjadi wilayah kunci dalam tanggap darurat.
Incident Command System (ICS) adalah struktur yang paling banyak digunakan untuk tanggap darurat dan digunakan dalam pedoman penanggulangan. Struktur ini mengkonsolidasikan keputusan respon, keputusan dalam sebuah Incident Commander (IC), dimana semua kegiatan dan fungsi melaporkan melalui struktur ke IC. Ukuran struktur adalah dapat ditingkatkan untuk kebutuhan darurat spesifik dan biasanya disesuaikan untuk memasukkan jenis fungsi respon sesuai dengan sifat darurat.
ICS dibangun sekitar lima komponen utama: perintah, perencanaan, operasi, logistik dan keuangan/administrasi. Dalam skala kecil insiden/keadaan darurat, satu orang IC, dapat mengelola atau melakukan semua komponen. Insiden/keadaan darurat skala besar biasanya mengharuskan setiap komponen, atau bagian, diatur secara terpisah. Setiap bagian ICS yang primer dapat dibagi menjadi fungsi yang lebih kecil sesuai kebutuhan.
Komunikasi publik merupakan bagian dari perintah. Tergantung pada ukuran darurat, fungsi ini dapat dilakukan oleh individu atau kelompok. Salah satu keuntungan utama dari ICS adalah memungkinkan berbagai disiplin ilmu yang berbeda dan fungsi untuk bekerja sama dalam struktur terpadu. Untuk komunikasi publik, ini juga memungkinkan untuk koordinasi antara organisasi yang terlibat dalam respon, seperti kementerian yang bertanggung jawab untuk kesra, kesehatan, lingkungan dan makanan.
Organisasi Komunikasi dengan Publik
Public Information Officer (PIO) atau tim terutama bertanggung jawab untuk menjaga masyarakat dan media informasi dan berkoordinasi dengan semua sumber informasi resmi untuk memastikan pesan/informasi yang konsisten yang disediakan untuk umum.
Dalam keadaan darurat, PIO akan berfungsi di bawah IC yang akan menyetujui informasi yang dirilis ke publik. Tujuan utama PIO menanggulangi keadaan darurat untuk melindungi masyarakat dan melindungi personil darurat selama respon. Dalam keadaan darurat juga, PIO memberikan pedoman perlindungan personil yang harus diikuti oleh PIO karena mereka juga dianggap "first responder." Dalam keadaan darurat, seorang pemimpin PIO harus ditunjuk. Pemimpin PIO mungkin perlu asisten, tergantung pada ukuran dan kompleksitas darurat dan juga fase darurat.
Sementara itu, dalam fase kesiapan dan fase pasca – darurat, organisasi/tim informasi publik dapat lebih terbatas, dalam fase tanggap darurat struktur akan lebih rinci. Hal ini tergantung pada skala darurat dan sumber daya yang tersedia.
Terlepas dari ukuran darurat, peran dan fungsi PIO akan tetap sama. Untuk keadaan darurat keberadaan media adalah penting, PIO atau tim harus beroperasi dari Publik Information Center (PIC). PIC adalah lokasi untuk koordinasi semua informasi resmi yang dirilis ke media mengenai keadaan darurat. PIC akan berlokasi di daerah aman di sekitar peristiwa darurat dekat Insiden Posko/Incident Command Post (ICP) dengan ruang dan infrastruktur untuk mendukung jumpa pers.
Pemerintah Daerah
Masyarakat dapat menjalankan berbagai fungsi dalam keadaan darurat termasuk menyebar-luaskan informasi, memobilisasi dukungan dan perlindungan, serta mengurus kebutuhan dasar anggotanya. Kesiapsiagaan masyarakat dan kesadaran dari tindakan tanggap darurat akan membantu meningkatkan dukungan dan pemenuhan dalam keadaan darurat. Selain itu, dalam pasca bencana masyarakat juga akan membantu membangun ketahanan dalam fase pemulihan. Pemerintah setempat harus merencanakan penanggulangannya terhadap kemungkinan tanggap darurat, termasuk kebutuhan untuk mengevakuasi jika terjadi keadaan darurat dari bencana alam. Rencana ini harus dikoordinasikan dengan tingkat pemerintah lainnya (otoritas nasional).
Pemerintah daerah akan mengharapkan dan diharapkan untuk berkomunikasi tentang apa yang mereka lakukan untuk menanggapi keadaan darurat. Warga dan media akan mencari pejabat lokal mengenai informasi dan layanan dalam semua fase darurat, tapi yang paling intensif jika ada evakuasi atau dalam tahap pemulihan, di mana langkah-langkah jangka panjang mungkin diperlukan untuk masyarakat yang terkena dampak. Pemerintah daerah dan masyarakat juga mungkin terlibat dengan mengelola dampak ekonomi akibat bencana yang terkait pada nilai-nilai industri, pariwisata dan kepemilkan harta benda dalam jangka panjang.
Dalam rangka memberikan informasi yang konsisten ke media dan masyarakat, akan menjadi penting untuk komunikasi publik di tingkat nasional yang akan dikoordinasikan dengan pemerintah daerah yang sesuai. Ini akan menjadi penting bahwa juru bicara pemerintah daerah dan pejabat terpilih menyadari apa yang dikatakan tentang tindakan respon yang diambil dan penilaian risiko yang dilakukan. Meskipun Pemerintah daerah tidak mungkin dicari oleh media sebagai ahli pada subjek ini, Pemerintah daerah mungkin akan diminta untuk reaksi lokal terhadap apa yang terjadi. Jika Pemerintah daerah tidak menyadari, respon terhadap pertanyaan-pertanyaan terkait bencana bisa menciptakan persepsi bahwa respon tersebut tidak dikelola dengan baik.
Selanjutnya, pemerintah daerah perlu membangun pengetahuan masyarakat yang dapat menjadi sumber informasi berharga tentang penempatan pusat informasi, mengatur pertemuan publik, dan kelompok masyarakat yang dapat untuk berbagi informasi dengan keanggotaannya, dan mekanisme lain yang sudah ada untuk berkomunikasi dengan penduduk lokal.
Otoritas Nasional
Dalam rangka untuk memiliki suatu respon informasi publik yang efektif untuk keadaan darurat, komunikasi publik juga harus dikoordinasikan ditingkat nasional, untuk menghindari pesan yang kontradiktif dan salah informasi antara organisasi nasional yang terlibat dalam respon. Struktur respon, termasuk peran dan tanggung jawab dari organisasi yang terlibat, harus direncanakan terlebih dahulu dan tercermin dalam semua rencana respon organisasi dan nasional. ICS atau struktur yang sama dapat digunakan untuk memastikan tingkat koordinasi antar - organisasi yang akan diperlukan di tingkat nasional. Tidak hanya struktur ini akan membantu organisasi yang berbeda untuk memahami peran mereka, ia akan memastikan bahwa panggilan media yang disebut juru bicara atau organisasi yang tepat sesuai dengan peran dan tanggung jawab yang ditetapkan.
Untuk komunikasi publik dalam tanggap darurat, otoritas nasional perlu juga mempertimbangkan suatu system terpadu untuk Pertukaran Informasi di Insiden dan Darurat (PIID) di mana rincian kontak untuk panggilan media dan link ke setiap siaran pers dapat disediakan. PIID ini dapat berupa situs bersatu tunggal untuk pelaporan kejadian dan darurat terhadap Kontak Poin Darurat dan Pejabat Nasional yang berwenang. Informasi tersebut kemudian akan disebarkan ke semua titik kontak sehingga mereka sadar informasi publik yang telah dirilis dan sehingga panggilan media dapat diarahkan secara tepat sesuai kebutuhan. Idealnya, otoritas nasional perlu mengembangkan item berikut yang diperlukan untuk Public Information Officer: Organisasi tanggap darurat--peran dan tanggung jawab; Kontak untuk informasi; URL, nomor telepon dan email; Pemantauan, pengawasan dan pelayanan yang tersedia untuk mendeteksi bencana; Kemampuan penilaian risiko; Perencanaan Respon (kapasitas medis, tindakan protektif dan respon; dan Kriteria respon nasional (generik dan operasional) dan penjelasan dari tindakan protektif.
Organisasi Internasional
Organisasi Internasional dapat mengembangkan Rencana Pengelolaan Tanggap Darurat Bersama, yang merupakan kerangka untuk koordinasi kegiatan respon organisasi internasional yang relevan, seperti Organisasi Kesehatan Dunia, Organisasi Meteorologi Dunia, dan Organisasi Pangan dan Pertanian, selama darurat bencana. Rencana Bersama merupakan mekanisme antar-lembaga yang komprehensif, yang mengidentifikasi kerangka antar lembaga untuk kesiapsiagaan dan tanggap darurat dan menyediakan sarana untuk koordinasi dan kejelasan berkaitan dengan peran dan kemampuan organisasi internasional berpartisipasi dalam mempersiapkan dan menanggulangi darurat bencana.
Respon internasional berfokus pada koordinasi informasi dari Negara yang terkena bencana kepada Negara lain dalam penyediaan bantuan teknis atau lainnya bila diminta. Untuk tujuan komunikasi publik, Organisasi Internasional akan melakukan hubungan media dan media memantau kegiatan serta penyebaran informasi mengenai latar belakang situasi serta pada peran dan kegiatan selama tanggap darurat. Kegiatan komunikasi publik akan dikoordinasikan di antara organisasi-organisasi internasional Rencana Bersama. Dalam rangka untuk memastikan informasi yang akurat sebelum rilis, Organisasi Internasional memverifikasi semua informasi dengan Negara yang terkena dampak.
Kebutuhan Anggaran dan Sumber Daya
Tuntutan untuk informasi publik dalam keadaan darurat, dan biaya yang terkait, seringkali diremehkan. Sumber Daya akan bervariasi sesuai dengan tingkat yang ada dalam komunikasi publik yang dilakukan. Mungkin perlu untuk mempertimbangkan sumber daya keuangan tambahan dan manusia untuk mengembangkan kebijakan, prosedur, pelatihan, informasi produk dan website yang akan diperlukan untuk menanggapi keadaan darurat. Sumber daya tambahan juga mungkin diperlukan dimasukkannya program komunikasi publik dalam latihan darurat, simulasi dan latihan.
Pertimbangan lain untuk sumber daya tambahan terkait beberapa fasilitas baru yang mungkin diperlukan, tergantung pada situasi bencana. Fasilitas yang ada seperti pusat perbelanjaan, kantor, auditorium, hotel, ruang konferensi, atau sekolah dapat sementara dikonversi untuk digunakan sebagai lokasi untuk kegiatan komunikasi publik.
Perencanaan dan Persiapan
Komunikasi publik merupakan bagian integral dari manajemen keseluruhan tanggap darurat.
Rencana dan prosedur untuk memberikan respon informasi publik harus dikembangkan terlebih dahulu pada darurat apapun. Rencana ini perlu diintegrasikan dalam perencanaan dan pengaturan untuk mengelola darurat keseluruhan. Rencana harus menjelaskan secara rinci peran dan tanggung jawab dan kegiatan yang akan dilakukan selama respon. Prosedur dan checklist memberikan instruksi khusus kepada individu ditugaskan untuk memenuhi berbagai peran dan untuk melakukan kegiatan komunikasi publik tertentu.
Rencana dan prosedur organisasi, serta rencana respon nasional dan prosedur, harus di tempat untuk mengkoordinasikan kegiatan komunikasi publik dengan pemerintah daerah dan / atau lokal. Sementara informasi dapat diberikan kepada masyarakat dari tingkat yang berbeda, sangat penting untuk kredibilitas respon bahwa informasi itu sendiri konsisten. Rencana harus mengidentifikasi peran dan tanggung jawab aktor yang berbeda dalam respon informasi publik. Mereka harus mencakup mekanisme khusus untuk koordinasi informasi antara semua tingkatan, terutama lokal, regional dan internasional.
Rencana nasional juga harus mencakup penunjukan kontak point nasional untuk urusan komunikasi publik. Peran ini bisa dipenuhi oleh Otoritas Kompeten Nasional untuk Darurat atau kontak tertentu untuk hubungan media dapat diidentifikasi sebagai bagian dari pengaturan respon tertentu. Prosedur juga harus dikembangkan untuk berbagai kegiatan komunikasi publik. Ini mungkin termasuk pemantauan media, hubungan media, pemberitahuan informasi publik, dan hotline publik untuk pertanyaan.
Personil yang baik dan produktivitas staf dalam tanggap darurat sangat penting untuk suatu respon yang efektif. Oleh karena itu, perlu dipastikan bahwa pergantian petugas shift yang wajar dan frekuensi yang direncanakan akan membantu mengurangi stres dan kelelahan. pergantian shift mungkin perlu berada di tempat selama beberapa hari, minggu atau bulan. Masyarakat dan media dapat menjadi agresif dan tidak simpatik bila tidak terlayani, yang dapat menuntut PIO. Oleh karena itu, perencanaan yang tepat dengan melatih staf yang cukup untuk semua informasi publik dan peran tim akan bermanfaat.
Arus Komunikasi
Dalam kesiapsiagaan dan tanggap darurat, PIO bekerja langsung dan terus-menerus di bawah arahan dari IC. Transmisi informasi harus kuat, lengkap dan efektif di berbagai tingkatan, dan harus sesuai dengan tuntutan situasional. Perencanaan tidak hanya harus fokus pada alat komunikasi (tetapi bagaimana mengkomunikasikan pesan), tetapi juga harus memperhitungkan semua tuntutan terhubung dengan arus komunikasi di tingkat berikut:
Komunikasi dalam organisasi Anda
Selama tanggap darurat, jumlah "pengguna" dari sistem komunikasi dalam organisasi anda sering drastis meningkat karena perubahan yang diperlukan oleh keadaan darurat. Sistem informasi yang digunakan mungkin tidak dapat mengatasi dengan tuntutan tersebut, karena mungkin kelebihan beban. Ini bisa memecah informasi dan informasi bisa hilang atau tertunda. Selama keadaan darurat, arus informasi menjadi lebih kompleks, kurang jelas dan lambat. Saluran komunikasi normal tidak memadai lagi. Persiapan perencanaan bisa memperingatkan tentang masalah ini, dan sering solusi kreatif diperlukan.
Komunikasi antara organisasi
Selama fase kesiapsiagaan, kontak antara organisasi yang berbeda ditetapkan dan dilaksanakan. Ini mungkin terjadi bahwa kontak baru ikut bermain dalam keadaan darurat menciptakan kebutuhan untuk arus informasi baru, yang tidak mudah untuk membangun dan memelihara. Perencanaan harus mengantisipasi organisasi yang akan terlibat dalam tanggap darurat. Pelatihan harus dikembangkan karena itu juga menekankan pentingnya bekerja dengan rekan-rekan yang tidak dikenal dan bila mungkin rekan-rekan harus dimasukkan dalam latihan.
Komunikasi dari organisasi kepada publik
Selama keadaan darurat, organisasi harus memberikan berbagai jenis informasi kepada publik. Organisasi harus mempertimbangkan apa yang penting bagi masyarakat dan bukan apa yang penting bagi organisasi. Pesan harus mengurangi ketidakpastian. Isi umum dari pesan harus direncanakan terlebih dahulu, sedangkan rincian masalah pertimbangan taktis.
Komunikasi dari publik ke organisasi (umpan balik)
Masyarakat sering mencari bantuan dan instruksi. Organisasi paling sering terkena tidak dapat secara efektif mengelola meningkatnya permintaan untuk informasi, yang juga bisa mengganggu arus informasi lainnya. Perencanaan dapat membantu dalam mengantisipasi tuntutan informasi, sumber informasi dan titik kontak untuk pengiriman informasi. Tujuannya adalah untuk memberikan pesan yang konsisten.
| Judul Tulisan | : | PERAN KOMUNIKASI PUBLIK SELAMA TANGGAP DARURAT |
| Nama Lengkap | : | Budiyanto |
| Alamat | : | Perumahan Amarapura Blok E2/14 Rt.01 Rw.05 Kelurahan Kademangan, Kec. Setu – Kota Tangerang Selatan |
| Pekerjaan | : | PNS |
| No. Telp/HP | : | 021 7565954 / 081282935321 |
